La “certificazione di processo” nell’ambito delle copie informatiche di documenti analogici illustra in maniera puntuale sia il come si realizza la “certificazione di processo” sia l’efficacia delle copie informatiche.
Con la modifica dell’articolo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto legislativo n. 82/2005) è stata introdotto il comma 1-bis all’articolo 22 del CAD, ad opera dell’articolo 22, comma 1, lett. b), del Decreto Legislativo n. 217/2017, ai sensi del quale “La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”.
In mancanza di una indicazione normativa espressa, l’interprete dovrà stabilire quali siano i contenuti e le modalità di realizzazione del processo di Certificazione di processo.
La certificazione di processo consiste nella individuazione di un processo idoneo a realizzare un determinato risultato, ossia la conformità della copia all’originale senza ricorrere al tradizionale metodo di raffronto dell’originale con la copia.
Da qui la fondamentale conseguenza che “l’attendibilità del risultato è inscindibilmente connessa all’attendibilità del relativo processo”.
Questo si connota sul piano soggettivo, per la presenza del notaio o di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato; sul piano oggettivo, per il ricorso a tecnologie che diano maggiore affidamento in ordine al risultato che si intende ottenere (ossia la conformità della copia all’originale) e ad una serie di attività ulteriori, che fanno capo al pubblico ufficiale autorizzato a certificare il processo.
Il concetto di certificazione di processo presuppone inevitabilmente sia la presenza di un processo tecnologicamente sicuro, sia l’attività di constatazione, verifica e documentazione della corretta esecuzione. Con la finalità di assicurare l’attendibilità dello svolgimento di detta attività da parte di un pubblico ufficiale al fine di assicurare elevati standard di sicurezza pur in assenza del tradizionale metodo di raffronto con l’originale.
Per quanto riguarda l’efficacia probatoria la soluzione che i notai ritengono maggiormente conforme e funzionale al sistema appare quella che il risultato sia assistito da una presunzione di conformità, salva la possibilità di prova contraria.
Naturalmente vi è una differenza di fondo tra l’efficacia probatoria della copia autentica rilasciata da un pubblico ufficiale cui l’originale sia solo esibito e quella di un pubblico ufficiale che sia depositario del relativo originale.
Per quanto concerne, invece, il piano della prova si impone di diversificarne l’efficacia “a seconda che vengano in rilievo o meno fatti direttamente constatati dal pubblico ufficiale autorizzato”. Così, se vengono in rilievo fatti constatati personalmente dal pubblico ufficiale, questi saranno coperti da una efficacia probatoria privilegiata e faranno piena prova fino a querela di falso. Diversamente, “si fuoriesce dai confini della prova legale per rientrare, a pieno titolo, in quelli della prova libera”.
Tutte le copie sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, fatta eccezione per taluni documenti considerati unici per i quali permane l’obbligo di conservazione dell’originale o in alternativa sussiste un obbligo rafforzato di certificazione di conformità previo raffronto resa dal Notaio o dal pubblico ufficiale.
Dai risultati dello Studio emerge l’esistenza in capo al Notaio di un generico potere di rilasciare copie di atti che va oltre quello delineato dalla legge notarile e che lo legittima non solo al rilascio di copie di documenti presso di lui conservati o depositati, ma anche di documenti ad egli semplicemente esibiti. Tutto ciò nell’ottica di una progressiva semplificazione che non può prescindere dagli standard di sicurezza giuridica.
(e-dotto e notariato.it)