Stop all’utilizzo della carta nelle operazioni tra fornitori e pubblica amministrazione: a partire dal 6 giugno i ministeri, le agenzie fiscali e le casse di previdenza non accetteranno e, di conseguenza, non liquideranno più le fatture tradizionali.
Nel caso dei Notai, a partire dal 6 giugno prossimo, tutte le fatture emesse verso la Cassa Nazionale del Notariato dovranno necessariamente essere in formato elettronico.
L’obbligo stabilito dal Dm 55 del 3 aprile 2013 riguarda tutti i Ministeri e le loro ripartizioni, le agenzie fiscali, gli enti e le casse di previdenza. Tutte le amministrazioni destinatarie non potranno accettare le fatture emesse e trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento fino all’invio del documento in forma elettronica.
Partiamo dal principio: la fattura PA è un documento informatico XML (eXtensible Markup Language) sottoscritto con firma elettronica digitale. Una volta predisposta va inviata al Sistema di interscambio (Sdi), istituto da Sogei sotto la vigilanza dell’agenzia delle Entrate. Il sistema effettua una serie di controlli tecnici prima di inoltrarlo alle amministrazioni destinatarie.
La legge, inoltre, indica diverse procedure a cui attenersi: i fornitori, oltre a trasmettere, emettere e conservare in formato elettronico le fatture, devono acquisire, in fase di stipula, numerose informazioni.

Tra queste vi sono nozioni quali: decorrenza dell’obbligo, indicazioni riguardo il trasmittente e i destinatari identificati da un codice univoco assegnato dall’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Quest’ultimo, istituito con l’articolo 11 del Dpcm del 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 272 del 21 novembre 2000, costituisce l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica. Le fatture PA devono, inoltre, riportare il CUP, Codice Unico di Progetto, se relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e progetti di investimenti pubblici previsti dall’articolo 11 della legge 16 gennaio 2003.

Lo spettro delle indicazioni e delle notizie da comunicare si fa, quindi, più ampio: secondo quanto stabilito dagli articoli 21 e 21-bis del Dpr 633/1972, occorre specificare data della fattura, natura e quantità dei servizi e dei beni trattati, regime Iva da applicare alla transazione.
Si indicano, inoltre, i sistemi gestionali e i sistemi di pagamento come ordine di acquisto, contratto, ricezione dei beni e dei servizi, fatture collegate.
Nel caso in cui la fattura riguardi un contratto di appalto o un lotto si deve, necessariamente, indicare anche il CIG, il Codice identificativo di gara. Altro aspetto a cui prestare attenzione è dato dai termini stabiliti dalla legge: l’articolo 2 del DM 5/2013 indica che la fattura elettronica possa considerarsi trasmessa e ricevuta per via elettronica solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, che vale come prova sia dell’emissione che della ricezione della fattura. I termini per la conservazione elettronica della fattura trasmessa e quelli per calcolare gli interessi di mora decorrono dalla ricevuta di consegna. Nel momento in cui il fornitore emette la fattura prima del 6 giugno 2014, l’ente che la riceve può, per un periodo di 3 mesi ( fino a settembre 2014), trattarla secondo le precedenti modalità, liquidarla e pagare senza incorrere in errore. Ovviamente l’emissione in formato elettronico impone agli operatori anche di conservare le fatture nella stessa forma.

La conservazione elettronica è una procedura informatica, regolamentata dalla Legge, in particolare dal Codice dell’Amministrazione Digitale ex Dlgs 82/2005 e dalle regole tecniche sui sistemi di conservazione dettate dal Dpcm 3 dicembre 2013. Pertanto, i sistemi di conservazione dovranno essere adeguati entro e non oltre il 17 aprile 2017 oppure si può scegliere di rivolgersi a conservatori accreditati iscritti all’Albo gestito da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). Dal 31 marzo 2015 l’invio e l’utilizzo esclusivo delle fatture elettroniche diventerà obbligatorio anche per le Regioni, le Province, i Comuni e tutti gli enti locali.