Al via la trasmissione telematica degli adempimenti in formato digitale

Un percorso diretto rivolto all’automazione e alla digitalizzazione. È quello portato avanti dal Notariato e da tutto il mondo che lo circonda.
A riprova di questo l’emendamento 46.0.12 testo 3 che reca modifiche alla legge notarile.

Non appena saranno definite le regole tecniche, il notaio potrà, infatti, trasmettere in via telematica all’Ufficio centrale degli Archivi Notarili, in formato digitale, la copia mensile dei repertori, la copia trimestrale del registro somme e valori e le relative certificazioni negative. I dati estratti dalle copie dei repertori e conservati nell’archivio centrale informatico sostituiranno l’indice della parti intervenute negli atti.

Alcuni Archivi Notarili in parte hanno anticipato la trasmissione telematica delle formalità. È quanto avviene, per citare un esempio, presso l’Archivio Notarile di Potenza in seguito ad un intervento del nostro team.

L’esigenza in questo caso è stata manifestata dalla Dottoressa Marianna Salvatore, neo notaia in Chiaromonte, che ha sollevato una perplessità, chiedendo se, per la comunicazione dell’ ISTAT e dell’Indice su Minidisco delle parti, doveva dotarsi obbligatoriamente degli obsoleti e introvabili floppy disk.

Abbiamo, quindi, approfondito la questione con il Notaio, illustrandole come tali scelte relative ai dispositivi dipendano dall’Archivio Notarile di competenza a seconda dell’automazione dell’ufficio stesso. Pertanto il team di Bit Sistemi si è reso disponibile ad effettuare gratuitamente un intervento presso l’Archivio di Potenza al fine di illustrare al personale addetto come gestire i programmi in loro dotazione per leggere l’ISTAT e l’Indice delle parti sia da chiavette USB, che da mail.

In data 28 novembre abbiamo configurato opportunamente i gestionali dell’Archivio Notarile e, grazie anche alla preziosa disponibilità del signor Carmine Russo, abbiamo migrato i gestionali per la lettura dell’ISTAT e dell’Indice da un obsoleto pc con Windows 98, privo di connessione ad internet e di porte usb funzionanti, in un più moderno pc dotato di Windows.

I nostri tecnici si sono inoltre confrontati con il signor Russo, illustrandogli tutte le procedure da fare con i notai, nel momento in cui gli stessi invieranno i file ISTAT e Minidisco via mail o tramite consegna su supporto USB. Su richiesta del Signor Russo abbiamo risolto rapidamente l’impossibilità pratica, presente da qualche anno presso l’archivio, di acquisire gli indici dei Notai che, dopo un cambiamento, sono tornati ad esercitare sul distretto di Potenza. Un processo importante che rappresenta una vera e propria “rivoluzione” perché porta ad una comunicazione veloce e rapida, evitando l’obbligo, per i Notai, di dotarsi degli antiquati floppy, sempre più difficili da reperire. Un intervento che fa da apripista, inoltre, all’utilizzo di una strumentazione tecnologica, sia a livello hardware che software, molto più efficiente nell’operatività quotidiana.

Riteniamo che il lavoro svolto sia un risultato evidente, in quanto, al momento, tutti i notai del distretto di Potenza hanno la possibilità di abbandonare gli antichi floppy e trasmettere l’ISTAT e l’indice su minidisco direttamente via PEC all’indirizzo archivionotarile.potenza@giustiziacert.it.

Il team di Bit Sistemi è a disposizione di tutti gli Archivi, i Distretti e i Notai per facilitare il passaggio ad una maggiore digitalizzazione e automazione, affinché la tecnologia rappresenti un supporto evidente nello svolgimento delle attività.

 

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