Quando si opera in un campo molto vasto, come quello concernente gli Studi Notarili e gli Enti pubblici nel nostro caso, poter disporre di un gruppo di lavoro solido, efficiente e affiatato può risultare un’arma in più per dare sempre il massimo ai propri clienti. Pertanto, ci sembra opportuno fornire il doveroso spazio anche a quelle figure professionali che operano meno “visibili” e hanno mansioni meno evidenti nella nostra organizzazione, ma fanno sentire sempre la loro presenza e la loro importanza.

Una di queste è Francesco Covella, volto storico, ma anche voce, dei nostri uffici amministrativi, impegnati da anni a supporto dei Notai per quanto concerne indicazioni, chiarimenti, approfondimenti e operatività dei servizi a disposizione. “La nostra attività” – chiarisce Francesco – “scatta al momento dell’effettiva erogazione del servizio per i nostri clienti. Riceviamo l’indicazione a procedere dai nostri agenti commerciali, che rappresentano sempre la più importante interfaccia dei clienti stessi con la nostra azienda, successivamente pianifichiamo, organizziamo e rendiamo operative tutte le attività da porre in essere. Possiamo affermare che noi rappresentiamo l’anello di congiunzione tra gli accordi siglati e l’effettiva erogazione. Si tratta di un passaggio che svolgiamo con rapidità ed estrema precisione al tempo stesso, pur non comparendo mai agli occhi dei clienti. Forse per questo non veniamo percepiti, ma la buona riuscita delle forniture dei servizi passa per buona parte anche da noi”.

Ad essere precisi, gli uffici amministrativi in passato non sono stati poi così “invisibili”. Francesco ci spiega il motivo. “Oltre a essere i responsabili di ordini, forniture, fatture, contratti, magazzino e logistica, siamo costantemente a disposizione degli Studi e degli Enti per chiarimenti, informazioni, approfondimenti sulle richieste, ma anche per delle semplici spiegazioni su quanto di cui hanno diritto. Ogni singolo passaggio dei contratti è sotto la nostra supervisione, a tutela del cliente e nostra, in nome della trasparenza. Col passare del tempo, ad ogni modo, le necessità di contatto diretto sono diminuite nettamente, per merito del progressivo utilizzo di strumenti tecnologici e informatici, messi a disposizione dei clienti. In primis, abbiamo utilizzato nuovi moderni gestionali e creato un’area riservata ad hoc sul nostro sito web, dove sta diventando possibile monitorare in qualsiasi momento la propria posizione contrattuale. Per altre tipologie di segnalazioni, invece, l’incessante e sempre puntuale operato della nostra Assistenza Tecnica riesce a rispondere a tutte le esigenze. A questo va aggiunto GS.Bit, il servizio ticket con cui inviare una richiesta tracciata e ricevere supporto in pochissimo tempo”.

Tutto questo ha reso il team amministrativo prettamente concentrato sulla gestione dei contratti. “La gestione e lo smistamento degli ordini, insieme al controllo di tutta la procedura contrattuale, restano il nostro focus quotidiano. Con rapidità, puntualità ed efficienza cerchiamo di operare in modo che ogni cliente possa essere esaudito dopo l’avvio dell’ordine. Chi conosce la nostra realtà aziendale sa perfettamente che stiamo parlando di una quantità di prodotti e servizi vasta, ma noi siamo in grado di gestire qualsiasi esigenza, necessità e situazione a 360°. È questa la nostra mission per rendere Bit Sistemi sempre più completa e vincente”.