Fra le innovazioni tecnologiche riguardanti il mondo notarile vi è l’atto informatico.La legge 17 dicembre 2012 n. 221, di conversione del decreto legge 18 ottobre 2012 n. 179 (“Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”), entrata in vigore il 19 dicembre 2012 ha posto l’obbligo di redazione del contratto di appalto in modalità informatica, pena nullità dell’atto stesso: “il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata”.La legge pone, quindi, a carico di tutti i pubblici ufficiali che stipulano un contratto di appalto, notai inclusi,questo obbligo.
Bit.Sistemi, da sempre al passo con la tecnologia, ha seguito e supportato il Notaio per il primo atto informatico stipulato in Italia, il 22 gennaio 2013 in provincia di Brindisi tra un Comune e una società che si era aggiudicata l’appalto per la gestione del servizio integrato di igiene urbana. A quel primo processo, ne sono seguiti molti altri.
Abbiamo sentito, in merito a questa tematica, la testimonianza del Notaio Luigi Solimene di Avellino, che ci ha raccontato la Sua esperienza.
“Il mio primo atto informatico riguardava un contratto di appalto tra il comune ed un’impresa. Il Comune ha scelto di rivolgersi a me in nome del rapporto lavorativo esistente. Abbiamo, infatti, felicemente affrontato la fase di ricostruzione successiva al terremoto degli anni ‘80”.Fra le differenze rinvenute tra l’atto informatico e quello cartaceo, il Notaio Solimene ha sottolineato come “nella fase di stesura l’atto informatico garantisca una maggiore velocità ed una maggiore assenza di rischio di firma illeggibile. La firma elettronica è sinonimo di chiarezza”.
“Il supporto di Bit Sistemi mi è stato di grande aiuto, siamo stati guidati e seguiti per l’intero processo. Avevo, inoltre, seguito in precedenza un corso di formazione sull’atto notarile informatico tenuto da Erasmo Sciacovelli. La Bit Sistemi mi ha, quindi, fornito sia gli elementi teorici che quelli pratici per portare a compimento, al meglio, questa nuova tipologia di stipula.
Quella con la Bit Sistemi, del resto, una collaborazione duratura che da anni ci permette di affrontare agevolmente le novità”.
Il Notaio ha, inoltre, soffermato la propria attenzione sui vantaggi di questo innovativo procedimento: “l’atto notarile informatico è, sicuramente, vantaggioso per il cliente quanto a velocità di diffusione e sicurezza. Già seduta stante, una volta apposte le firme, il documento può essere trasmesso. Non così quello cartaceo che, invece, prevede dei tempi più lunghi. Altro aspetto fondamentale, tale tipologia di atto può prevedere una riduzione evidente di costi per le imprese, data la differenza tra il compenso del segretario dell’ente pubblico e quelle notarili”.
Dal notaio c’è un risparmio anche sul bollo: se l’atto è stipulato presso l’ente viene, nella stragrande maggioranza dei casi, registrato recandosi presso lo sportello dell’Agenzia delle Entrate. Si tratterà, quindi, di scontare il bollo cartaceo applicando un contrassegno sostitutivo su ogni pagina.
Se l’atto è, invece, stipulato dal Notaio, che dal 1° aprile 2007 ha l’obbligo di registrare telematicamente tramite il Modello Unico Infomatico (Mui),si utilizzerà il bollo forfettario che può, quindi, comportare un notevole risparmio di costi per le imprese, oltre a garantire tempi decisamente più rapidi perché la registrazione effettuata dal Notaio sarà immediata in quanto telematica.“La figura del notaio hagrande dimestichezza– ha spiegato Solimene- con tematiche relative alla quotidianità, mettendo, pertanto, a disposizione del cliente le sue competenze. L’atto informatico offre maggiori garanzie: il notariato grazie alla Notartel, societàpresso cui è ubicata “la struttura di conservazione degli atti notarili informatici realizzata e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato ai sensi dall’articolo 62bis della Legge n. 89/1913”, raccoglie questi documenti, conservandoli in estrema sicurezza e rendendoli fruibili nel tempo. La conservazione digitale è, quindi, quel procedimento che permette di assicurare validità legale e immutabilità nel tempo a un documento informatico. Ha la stessa efficacia giuridica della conservazione dei documenti cartacei, ma non necessita, ovviamente, di uno spazio fisico”.
Tale pratica offre numerosi vantaggi su piani differenti, a partire dal risparmio di tempi e costi.Come accennato, la legge prevede l’obbligo della modalità informatica per il contratto di appalto, ma va specificato che è possibile stipulare in modalità informatica qualsiasi tipo di atto: compravendite, mutui, divisioni, giusto per citarne alcuni. A conferma di ciò ormai si contano migliaia di atti conservati presso la Struttura di Conservazione a Norma della Notartel.
L’atto informatico garantisce una semplificazione nella stipula dei contratti e una riduzione di utilizzo di materiali. Stipulare numerosi atti in modo digitale informatici comporta, infatti, un risparmio di carta, inchiostro, manutenzione delle stampanti, e, da non sottovalutare, spazi fisici in cui archiviare i documenti.
Secondo uno studio della Confindustria solo per l’archiviazione si risparmierebbero dai 3 ai 5 miliardi di Euro all’anno se i documenti della Pubblica Amministrazione fossero tutti dematerializzati.